excel2010数据的有效性输入功能使用图解教程

前几天公司给员工们了一个excel表格，让员工填写一下自己的信息，但是当表格提交上来的时候，各种各样的数据都有，而且有非常不规范，于是就通过技术部的人利用excel2010数据的有效性输入功能来解决了这个问题，为了提高数据输入的有效性和效率，可根据数据的特性设置数据有效性输入规则，以便当输入不符合规则的数据时，系统就会提示用户。

1、单击“数据有效性”选项

打开一个excel表格，修改错误的身份证号为正确的18位，为避免再次输错，选择要设置数据有效性的单元格区域，如C3:C17，切换至“数据”选项卡，单击“数据有效性”右侧的下三角按钮，在展开的下拉列表中单击“数据有效性”选项，如下图所示。

图1

2、设置有效性条件

弹出“数据有效性”对话框，在“允许”下拉列表框中选择“文本长度”选项，在“数据”下拉列表框中选择“等于”选项，并在“等于”文本框中输入“18”，单击“确定”按钮，如下图所示。

图2

3、设置输入信息

切换至“输入信息”选项卡，在“标题”文本框中输入“身份证号”，在“输入信息”文本框中输入“请输入有效并正确的身份证件号码!”，如下图所示。

图3

4、设置出错警告

切换至“出错警告”选项卡，在“样式”下拉列表框中选择“停止”选项，在“标题”文本框中输入“输入错误”，在“错误信息”文本框中输入“输入的证件号码无效，请重新输入!”，如下图所示。

图4

5、设置输入信息后效果

单击“确定”按钮，返回到工作表中，此时在选定单元格区域会出现一个“请输入有效并正确的身份证件号码!”的提示框，如下图所示。

图5

6、输入错误时重试

当在C5单元格中输入错误位数的证件号码时，按【Enter】键后会弹出“输入错误”对话框，提示输入的证件号码无效，单击“重试”按钮，如下图所示。

图6

7、重新输入正确的数据

此时单元格呈可编辑状态，再次输入身份证号，当位数满足18位时，便可以正常输入到单元格中，如下图所示。按照该方法可以完成所有车主的身份证号的登记。

图7

如果我们在制作excel表格的时候，这个表格需要其他人来填写，这时候我们就可以为表格制定一定的有效性规则，确保其他人提供的信息是正确的，特别是政府提供的办事表格，如果用了数据有效性功能，这样老百姓填写表格就不会出错了，也真正做到了跑一趟办事宗旨了。