使用Excel的“数据有效性”功能检查数据录入错误的方法

在Excel工作表中记录数据时，难免会出现录入上的错误，而这样的错误有时会给后续工作带来相当大的麻烦，甚至给公司带来巨大损失。为此，许多工作人员都在寻找一种能够使录入上错误降至最少的有效途径，其实，Excel本身所提供的“数据有效性”功能，就是解决这一问题的最佳手段。

(1)使用Excel 2010打开工资表，选中“基本工资”列中的数据，然后在“数据”选项卡的“数据工具”选项组中单击【数据有效性】按钮，打开“数据有效性”对话框。首先在“允许”下拉列表框中选择“整数”，设置“最小值”为“2000”，最大值为“5000”(假设，公司规定基本工资在2000元至5000元之间)。

(2)在“出错警告”选项卡中，将“样式”设置为“警告”，“标题”为“数据输入有误”，“错误信息”为“基本工资应在‘2000至5000元’之间，请检查数据，重新输入!”。

(3)单击【确定】按钮关闭对话框，数据有效性设置完毕。此时，可在“数据工具”选项组中，单击【数据有效性】按钮旁的下三角按钮，在随即打开的下拉列表中执行【圈释无效数据】命令，系统即可将“基本工资”中错误的数据快速地标记出来。

(4)修改错误数据，若输入的数据小于2000或大于5000，则会弹出警告对话框，提示您输入数据无效，从而避免再次输入错误数据。