了解excel的界面和excel的输入技巧

工作表是Excel实际应用的基本单位，由于它的结构比较特殊，一般情况下我们学习excel的时候都会先了解excel的界面和excel的输入技巧，今天我们就来学习一下。

一、Excel界面简介

1、名称框和编辑栏

无论是Excel2000还是ExcelXP，其标题栏、菜单栏和工具栏都和其他Windows程序相似。紧接着工具栏下面一行是Excel独有的内容，其左边带有下拉按钮的区域称为名称框，鼠标单击它可以给已选中的一个或一组单元格（区域）命名，此后只要打开下拉列表选择名称就可以定位到已命名的单元格。编辑栏是编辑单元格内容（文本、数字或公式）的区域。选中单元格后单击编辑栏（或双击单元格），名称框和编辑栏中间会显示的，三个按钮:左边的错号是“取消”按钮，它的作用是将单元格恢复到输入前的状态;中间的对号是“输入”按钮，单击它可以将编辑栏中的内容输入当前单元格;右边的“fx”按钮是“插入函数”按钮，单击它可以在编辑栏中插入等号并打开“插入函数”对话框。

2、工作表结构

工作表是放置数据、图表和计算结果等内容的地，相当于一个原点在左上角的直角坐标系，“横坐标”上的A、B、C…称为“列标”，“纵坐标”上的1、2、3…称为“行标”，由“列标”和“行标”构成的一组数据表示单元格的位置。如“D16”表示“列标”为D，“行标”为16的单元格。工作表行列交界处的灰色方块称为“全选按钮”，单击它可以选中当前工作表的全部单元格;单击“列标”（即字母）可以选中对应的整列;单击“行标”（即数字）可以选中对应的整行。

3、工作表切换和滚动

位于工作表左下角的按钮和标签是操作工作簿的工具。Excel文档是以工作簿为单位保存的，它像账簿一样包含着很多工作表，通常默认工作簿有Sheet1、Sheet2、Sheet3共三个工作表。每个工作表都有一个标签，上面显示的是它的名称，默认为SheetX（X为数字序号），鼠标双击标签可以更改它的名称。工作表标签左边四个按钮用来滚动标签，如单击右箭头按钮可以让标签向右移动一个位置，单击带竖线的左箭头按钮可以使工作表标签从最后滚动到最前。

4、状态条的用途

状态条可以显示键盘的Lock键的状态，如ExcelXP按一下“CapsLock”显示“大写”（Excel2000显示“CAPS”），再按一下就会消失；状态条上显示“数字”（Excel2000显示“NUM”）时说明“Numlock”键是打开的，你可以直接用小键盘输入数字。

二、文本和数字输入技巧

1、直接输入

对一个空白工作表而言，其中没有可供利用的数据，一般采取下面的方法给单元格输入数据:打开输入法，鼠标单击（即选中）单元格，单元格就会出现光标（闪动的竖线），将数据从该处（插入点）输入单元格。此后，你可以采用以下方法选中其他单元格继续输入:回车可以按“编辑”选项卡指定的方向（上、下、左、右）移动光标（一个单元格），鼠标单击可以选中当前工作表中的任意一个单元格，也可以按方向键移动光标（一个单元格）。当然，你也可以选中单元格以后单击编辑栏，然后在其中键入数据，完成后再按上面介绍的方法移动光标。

2、批量输入

如果多个单元格需要输入同一数据或公式，采用直接输入的方法效率不高，此时可以采用批量输入的方法:首先选中需要输入数据或公式的所有单元格（如果单元格不相邻，可以按住Ctrl键逐个选中）。然后单击Excel编辑栏，在其中输入数据或公式。完成后按住Ctrl键回车，公式或数据就会被填充到所有某一区域的数据选中的单元格。

3、选择列表输入

如果单元格需要输入的文本（或文本与数字混合）在其上方输入过（两者中间不能有空白单元格）。可以采用以下方法简化输入:选中单元格后按ALT+↓键（也可以用鼠标右键单击需要输入数据的单元格，选择快捷菜单中的“选择列表”命令）打开内容列表。用上下方向键选中列表中需要的内容回车，或直接用鼠标单击需要的内容，数据就会被填入单元格。

4、记忆输入

与选择列表输入相似，如果单元格上方已经输入过某个数据，只要你再次输入它的头几个字符（其中必须含有文本），Excel2000/XP就会自动显示剩余的部分。回车表示接受。否则可以继续输入，Excel提供的记忆内容就会被修改。如果你的Excel没有这一功能，可以打开“选项”对话框中的“编辑”选项卡，将“记忆式键入”项选中即可。

5、小数点或零自动输入

Excel具有自动输入固定位数的小数点或固定个数的零的功能，具体设置方法如下：单击“工具”菜单中的“选项”命令，打开“编辑”选项卡，选中“自动设置小数点”复选项。

如果需要自动填充小数点，应在“位数”框中输入（或选择）小数点右面的位数（如-“2”）。如果需要在输入的数字后面自动填充零，则应在“位数”框中输入减号和零的个数（如“- 4”）。若采用前一种设置，则输入568后显示5.68。若采用后一种设置，则输入568后显示5680000。

6、选择粘贴输入

此法可以将公式的计算结果或Word表格文本等输入至一个或多个区域，具体操作方法是:先将需要输入的对象复制到剪贴板，然后选中需要填充该对象的所有单元格。在已选中的区域内单击鼠标右键。选择快捷菜单中的“选择性粘贴”命令，打开“选择性粘贴”对话框，根据需要选择“粘贴”下的某个项目（粘贴Word表格文本时应选“文本”），单击“确定”按钮完成输入。

7、快速移动输入

如果你要将某一区域的数据移动到工作表的其他位置，可以按以下方法操作:选中待移动数据的单元格区域，再将鼠标移到数据区域的边界（即黑色边框处）。按住鼠标左键拖动数据区域向目标位置移动，其间Excel会提示数据将被填充的区域，到达指定位置松开鼠标即可。如果你要将一个工作表中的数据移动到另一个工作表，可以按下Alt键，只要将数据移到后者的标签处，Excel就会自动打开该工作表供你操作。

8、快速复制输入

如果你要将某一区域的数据复制到工作表的其他位置，可以按以下方法操作:选中提供数据的单元格区域，再将鼠标移到该区域的边界。按下Ctrl键（此时光标上有一个小加号）拖动其向目标位置移动，其间Excel也会提示数据被填充的区域，到达指定位置松开鼠标即可。在两个工作表之间复制数据的方法同上。

9、行（列）重复数据输入

如果你要在某行（或列）内重复输入某个数据，可按以下方法操作:在第一个单元格内输入数据并将其选中，然后将鼠标移至所选区域右下角的填充柄（小黑点）处。当光标变为小黑十字时，按下鼠标左键拖过所有需要输入的单元格（如果被选中的是数字或日期等数据，最好按住Ctrl键拖动鼠标，这样可以防止以序列方式填充单元格）即可。

10、单元格周围数据输入

如果你要输入的数据与周围单元格（或区域）中的相同，可用使用以下方法输入:按Ctrl+D键，可以将上方的数据填入当前单元格;按Ctrl+R键，将左侧的数据填入当前单元格;单击“编辑”、“填充”子菜单中的“向上填充”命令，可将下方的数据填入当前单元格;单击“编辑”、“填充”子菜单中的

“向左填充”命令，可将右侧的数据填入当前单元格。如果要填充的是一个区域，可先将含有数据的区域选中，再按上述方法操作。

11、简单序列输入

数字（如2、4、6、8）和日期（如2002-5-18、2002-5-

19）等简单序列可以利用以下方法输入:在起始单元格中输入序列的初值，然后在下方或右侧的单元格中输入序列的第二个值，这两个值的差就是序列的步长。然后选中已输入的两个单元格，将鼠标移至所选区域右下角的填充柄，当光标变为小黑十字时，按下鼠标左键沿表格的行或列拖动。若要使序列升序排列，应由上而下或由左而右拖动。反之，则应由下而上或由右至左拖动。

12、自定义序列输入

如果你要输入的序列比较特殊，可以事先加以定义，然后像简单序列那样输入了。自定义序列的方法是:单击“工具”菜单中的“选项”命令，打开“选项”对话框中的“自定义序列”选项卡。在“输入序列”框中输入自定义序列的全部内容，每输入一条就要按一下回车键，完成后单击“添加”按钮。整个序列输入完毕后，单击对话框中的“确定”按钮。此后，你只要输入自定义序列中的前两三项，就可以按前面介绍的方法将其填入单元格。

如果Excel工作表中有你需要的序列，也可以将其选中，打开“自定义序列”选项卡以后单击其中的“导入”按钮，这个序列就会进入自定义序列供你使用了。

13、其他序列输入

假如你要输入“2002-4-18-2002-4-29”这样的等差序列，可以按照以下方法操作:首先输入该序列的初值2002-4-18，然后将该单元格选中。再单击Excel“编辑”、“填充”子菜单下的“序列”命令，打开“序列”对话框。根据需要选中“序列产生在”下的“行”或“列”，以及“类型”下的“日期”，在“步长值”后输入“1”、“终止值”后输入“2002-4-29”，“确定”以后，就会自动产生2002-4-18、2002-4-19、2002-4-20这样的序列。

14、工作表重复输入

如果你想一次在多张工作表中输入相同数据，省略多次复制、粘贴的繁琐操作，可以采用以下方法:首先选中需要填充相同数据的工作表。若要选中多张相邻的工作表，可先单击第一张工作表的标签，按住SHIFT键单击最后一张工作表的标签;若要选中多张不相邻的工作表，可先单击第一张工作表标签，按住Ctrl键单击要选中的其他工作表的标签。然后在已选中的任意一张工作表内输入数据，则所有被选中工作表的相同单元格均被“克隆”。如果选中工作表以后又想取消上述功能，可用鼠标右键单击任意一张工作表的标签，选择快捷菜单中的“取消成组工作表”命令即可。

如果需要将某工作表中已有的数据快速填充到其他工作表，可采用以下方法:按下Ctrl键选中含有数据的工作表和待填充数据的工作表，再选中含有数据的单元格区域，最后单击“编辑”、“填充”子菜单下的“至同组工作表”命令，在对话框中选择要填充的内容（“全部”、“内容”或“格式”）后“确定”。

15、记录单输入

如果Excel工作表中的列项目超过了屏幕宽度，输入数据就要上下左右滚动表格。使用“记录单”可以避免此类不便，具体做法是:选中工作表中的列标题，再单击“数据”菜单下的“记录单”命令，就可以打开一个以工作表标签命名的“记录单”，你就可以在其中输入数据了，输完一行以后按Tab键跳到下行。待一个“记录单”的数据输入完毕回车，就会显示新的空白记录单让你继续输入。

16、右键拖动输入

在复制数据或格式等场合，使用鼠标右键快捷菜单具有方便灵活的特点，其操作方法是:选中需要复制数据的单元格区域，将鼠标移到数据区域边界后按下鼠

标右键。拖动数据区域向目标位置移动，其间Excel会提示数据被填充的区域，到达指定位置后松开鼠标，根据需要选择快捷菜单中的合适命令即可。好了，关于Excel2000/XP数据输入就介绍这么多内容，是不是有点眼花了？不要紧，大家只要多动手、多实践，掌握上面这些技巧应该不成问题，我们会在以后的连载中继续讲解，带领大家逐步走向Excel应用的“自由王国”。