Excel2019表格中分类汇总的功能使用实例教程

excel中分类汇总是指对数据清单中的数据进行分类，在分类的基础上汇总。分类汇总时，用户不需要创建公式，系统会自动创建公式，对数据清单中的字段进行求和、求平均值和求最大值等函数运算。Excel2019表格中分类汇总的功能计算结果，将分级显示出来。

一、简单分类汇总

使用分类汇总的数据列表，每一列数据都要有列标题。Excel使用列标题来决定如何创建数据组，以及如何计算总和。在成绩汇总表中创建简单分类汇总的具体步骤如下。

1、单击【升序】按钮

选择D列中的任意一个单元格，单击【数据】选项卡下的【排序】按钮，按照“性别”列中的数据进行升序排列。

图1

2、单击【分类汇总】按钮

在【数据】选项卡下，单击【分级显示】选项组中的【分类汇总】按钮。

图2

3、单击【确定】按钮

弹出【分类汇总】对话框，在【分类字段】下拉列表中选择【性别】选项，表示以“性别”字段进行分类汇总，然后在【汇总方式】下拉列表中选择【最大值】选项，在【选定汇总项】列表框中勾选【平均分】复选框，并勾选【汇总结果显示在数据下方】复选框，单击【确定】按钮。

图3

4、效果图

分类汇总的效果如下图所示。

图4

二、多重分类汇总

在Excel 2019中，可以根据两个或更多个分类项，对工作表中的数据进行分类汇总。在成绩汇总表中进行多重分类汇总的具体操作步骤如下。

1、单击【排序】按钮

在成绩汇总表中选择数据区域中的A3单元格，单击【数据】选项卡下【排序和筛选】选项组中的【排序】按钮，弹出【排序】对话框。在【主关键字】下拉列表中选择【专业】选项，在【次序】下拉列表中选择【升序】选项;单击【添加条件】按钮，添加次要关键字，在【次要关键字】下拉列表中选择【性别】选项，在【次序】下拉列表中选择【升序】选项，然后单击【确定】按钮。

图5

2、效果图

在excel工作表中查看排序后的效果如下图所示。

图6

3、勾选【数学】复选框

单击【分级显示】选项组中的【分类汇总】按钮，弹出【分类汇总】对话框。在【分类字段】下拉列表中选择【专业】选项，在【汇总方式】下拉列表中选择【最大值】选项，在【选定汇总项】列表框中勾选【数学】复选框，并勾选【汇总结果显示在数据下方】复选框，单击【确定】按钮。

图7

4、分类汇总效果图

分类汇总后的工作表如下图所示。

图8

5、单击【确定】按钮

再次单击【分类汇总】按钮[插图]，弹出【分类汇总】对话框。在【分类字段】下拉列表中选择【性别】选项，在【汇总方式】下拉列表中选择【最大值】选项，在【选定汇总项】列表框中勾选【平均分】复选框，并取消勾选【替换当前分类汇总】复选框，单击【确定】按钮。

图9

6、建立两重分类汇总

此时，即可看到建立的两重分类汇总。

图10

三、分级显示数据

在对excel工作表数据进行分类汇总之后，工作表的窗口中将出现“1”“2”“3”……数字，以及“+”“-”和大括号，这些符号称为分级显示符号。如果对excel工作表进行多重分类汇总，还会出现更多的分级数据，如9.7.2小节中对工作表进行多重分类汇总后，在工作表的左侧列表中显示了4级分类。

1、单击1按钮

单击1按钮，可以直接显示一级汇总数据，一级数据为最高级数据。

图11

2、单击2按钮

单击2按钮，则显示一级和二级数据。二级数据是一级数据的明细数据，同时也是 * 数据的汇总数据，依次类推，最后单击4按钮，则显示全部数据。

图12

excel建立分类汇总后，如果修改明细数据，汇总数据会自动更新。如果不再需要分类汇总，可以将其清除，选择分类汇总后excel工作表数据区域内的任意一个单元格。在【数据】选项卡下，单击【分级显示】选项组中的【分类汇总】按钮，弹出【分类汇总】对话框。单击【全部删除】按钮，即可清除分类汇总。