excel中的6种排序技巧

小编以前在人事部工作，用excel制作和打印各种表格，有时候不同的表格领导要求是不一样的，特别是在姓名排序的啥时候，工资表是一种排序，值班表又是另外一种排序，今天我们就来学习下excel中的6种排序技巧。

以下内容均以图1所示的员工表格为例。

图1

一、通常的排序

在默认情况下，Excel对中文字符（姓名）的排序，是按汉语拼音的首字母顺序进行的。如想在升序或降序的排列方式中切换，只要选中B列（姓名）中的任意单元格，单击“常用”工具栏上的“升序排序”或“降序排序”按钮（见图2）即可。

图2

二、按笔画排序

在公司的选举活动中，通常需要将姓名按姓氏笔画进行排序。这也不难：选中B列中的任意单元格，执行“数据→排序”命令，打开“排序”对话框（见图3），单击其中的“选项”按钮，弹出“排序选项”对话框，选中其中的“笔画排序”选项，点击“确定”按钮返回“排序”对话框，设置好排序的类型（升、降序等），再单击“确定”按钮就行了。

图3

温馨提示

经过上述操作后，Excel的默认排序方式就更改为按“笔画”排序了。

三、按特殊要求排序

如果要对图1中的“部门”列按照“机关、一车间、二车间、三车间、四车间、油库”的顺序进行排列，可以这样操作：执行“工具→选项”命令，打开“选项”对话框（见图4），切换到“自定义序列”标签下，在右侧“输入序列”下面的方框中将上述序列输入其中，单击“添加”按钮。然后选中D列（部门）中的任意单元格，打开“排序”和“排序选项”对话框，点击“自定义排序次序”右侧的下拉按钮，在随后出现的下拉列表中，选中刚才定义的序列，确定返回“排序”对话框，将“主要关键词”修改为“部门”，并设置好排序的类型（升序），单击“确定”按钮即可。

图4

温馨提示

1、序列各元素之间请用英文状态下的逗号隔开。

2、只要按上述方法对D列操作一次，今后只要点击“常用”工具栏上的“升序排序”或“降序排序”按钮，即可依据自定义序列对D列进行排序。

四、按行排序

以上所述的排序技巧，排序的依据都是列元素，然而Excel也能根据行元素进行排序。方法如下：选中数据区域中任意单元格，打开“排序”对话框，将“主要关键词”修改为排序依据的行（如“行1”等），并设置好排序类型。再打开“排序选项”对话框，选中其中的“按行排序”选项，依次确定即可。

五、仅对一列排序

如果只想对某一列（如“性别”列）排序，而其他列的数据保持不动，可以这样操作：

单击C列列标，选中C列，单击“常用”工具栏上的“升序排序”或“降序排序”按钮，或者执行“数据→排序”命令，此时系统会弹出如图5所示的提示框，选中其中的“以当前选定区域排序”选项，再单击其中的“排序”按钮就行了。

温馨提示

1、在Excel 2000及以前的版本中，进行上述操作时，不出现此对话框，而直接对选定列进行排序。

2、这种排序可能会引起数据的混乱，请谨慎操作。

六、动态排序

如果表格中有数值类型的列（行），需要按数值进行排名时，通常用RANK函数来实现。

选中F2单元格，输入公式：=RANK（E2,$E$2:$E$63），然后用“填充柄”将此公式复制到F列下面的单元格中，名次即可出现在F列相应的单元格中。

图5

温馨提示

如果将F2单元格中的公式修改为：=COUNTIF（$E$2:$E$63,">"&E2）+1，也可以得到相同的结果。