不要让Excel技术不好,阻碍你的职业发展-

为了响应帮助Excel用户改善您的工作前景的免费报价，今天早晨，一位读者向我发送了工作簿。我很高兴他发送了它，即使它不包含任何仪表板。这是因为它说明了我多年来在Excel报告中看到的许多不良做法。我打电话给我的访客兰迪。假设他自己创建了工作簿，Randy当然似乎知道他的专业。他在工作簿中做了我喜欢的几件事。但总的来说，他犯了许多常见的设计错误，使他的专业技能蒙上了阴影。我不知道兰迪的电子表格工作是否对他的职业有害。但是我看到的例子中，其他具有良好专业技能的Excel用户也因电子表格的类似问题而受到伤害。在这篇文章以及以后的几篇文章中，我将讨论我对Randy工作簿的好与坏。顺便说一句，我并不是要选择兰迪。这些年来，我已经在其他工作簿中看到了所有不好的东西；而且很有可能其中的许多内容也在您的工作簿中。

简介表他工作簿中的第一页包含Randy的组织概况。它包含他的公司名称，日期，货币和其他事实。这是一个很好的开始，它类似于我在“控制表”中输入的信息。不幸的是，当他在其他工作表中显示日期，货币和其他配置文件信息时，Randy不会链接到他在“配置文件”页面中输入的事实。这种疏忽是一个问题，因为许多概要文件信息可能会随着时间而改变。这样做时，Randy必须在工作簿中找到包含该信息的每个单元，然后进行更改。为该任务使用“搜索并替换”是有风险的，因为该命令可以更改不应更改的单元格并忽略应更改的单元格。当Excel忽略应更改的单元格时，不是因为Excel的“搜索和替换”命令出了问题。这是因为如果您在不同的单元格中显示相同的值，则可能会在这些单元格中以不同的方式输入该值。例如，如果您的公司是“ Acme”，则可以在一个单元格中将其输入为“ Acme”，而在其他单元格中则可以将其输入为“ Acme，Inc。”，“ Acme Inc。”，“ Acme Corp.”，等等。 。同样，数十亿个不同的日期序列号都可能显示为2009年10月。如果您的控件类型或配置文件类型的信息在工作簿的多个页面中重复出现，请将该信息放在一个工作表中，然后从工作簿中的其他工作表链接到该数据。该工作簿中还有很多要讨论的内容，我将在以后的文章中介绍。