WPS文字教程:邮件合并,一键打印请柬

办公室的小刘将在国庆结婚，能不能用WPS文字来打印请柬呢?不但能，而且能很好地完成。

★通过“套打”将文字打印到指定位置。

★通过邮件合并功能从WPS表格中自动提取贵宾姓名。

一、套打

所谓的“套打”，是指将文字打印到请柬的指定位置，与我们在邮局、银行看到的票据打印效果相同。怎样用WPS文字来实现这一功能呢?

第1步：扫描请柬内芯。请柬都由精美的外套和内芯组成，只要将文字打印到内芯就行了。为此，我们首先要做的是用扫描仪将内芯扫描为图片，结果如图1所示。

   图1

第2步：裁剪图片。运行WPS文字，单击“插入→图片→来自文件”，将图片插入到WPS编辑区。接着，选中图片，用裁剪功能将除内芯以外的部分去掉，如图2所示。

   图2

第3步：设置图片大小及对齐方式。实际量得内芯高度、宽度分别是192mm、116mm。为此，请右击已插入到WPS文字并裁剪后的图片，选择“设置对象格式→大小”，清除对“锁定纵横比”、“相对原始图片大小”的钩选，再将高度和宽度分别设置为192mm、116mm，如图3所示。接着，单击“版式”，选择“四周型”后单击“高级”，在“水平对齐”下将“对齐方式”设置为“左对齐”、“相对于”设置为“页面”;在“垂直对齐”下选择“对齐方式”为“顶端对齐”、“相对于”设置为“页面”。

   图3

第4步：设置页面。单击“文件→页面设置”，在“页边距”下将上、下、左、右值都设置为0。接着，单击“纸张”，在其下将宽度、高度分别设置为116mm、192mm，如图4所示。完成后，图片将恰好占满整个页面，如图5所示。

   图4

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   图5

第5步：插入文本框。插入多个竖排文本框且排列如图6所示。要注意的是，为使打印出来的请柬美观一些，请设置一下文本框中文字的字体与字号。其中，“送呈”下文本框是用于填写贵宾姓名的，我们已随便输入了一个名字，后面，进行邮件合并时，该姓名将会被替换。

   图6

第7步：组合文本框。选中一个文本框后，按住键盘上的Ctrl键再逐个选择其它文本框，直到全部选中，右击，选择“组合→组合”，如图7所示。

   图7

第8步：删除内芯图片。删除内芯图片。接着，右击组合后的文本框，在“填充”下选择“透明度”为100％，在线条下选择“无线条颜色”。完成后结果将如图8所示。

至此，“套打”的设置就全部完成，保存一下，设文件名“请柬模板”。

   图8

二、邮件合并

利用WPS文字的邮件合并功能，可将WPS表格中的贵宾姓名逐个提取出来，再打印到指定位置，达到“一键”打印所有请柬的目的。

第1步：创建贵宾花名册。运行WPS表格，在第一个工作表即Sheet1的A1单元格输入“姓名”，接着，在A2及下面的单元格里输入贵宾姓名，如图9所示。完成后保存，设文件名为“贵宾名册”。

   图9

第2步：选择数据源。打开“请柬模板”文件，单击“视图→工具栏”，钩选其下的“邮件合并”。接着，单击邮件合并工具栏中的“打开数据源”，选择已创建好的WPS表格文件 “贵宾名册”，再按提示选择工作表为“Sheet1$”，如图10所示。

   图10

第3步：插入合并域。选择“欧阳阳欧”，单击“插入合并域”(如图11所示)，再选择“姓名”，完成后，“欧阳阳欧”几个汉字将会被名为“姓名”的域所替换。

   图11

第4步：预览。单击“查看合并数据”，再单击后面的”前进“或”后退“按钮，可观察到贵宾姓名逐个显示出来，如图12所示。说明邮件合并已完全生效。

   图12

第5步：“一键”打印。单击“合并到打印机”按钮，你就等着一张张地向打印机中插入请柬内芯吧，直到“贵宾名册”中的贵宾名字全部打印完为止!

提示：本文本操作在激光打印机或喷墨打印机上测试完全通过。如果使用很原始的针式打印机，会出现文本框整体偏移现象，请根据实际情况重新设置页面来解决。

   图13

其实，邮件合并的作用还很大，比如自动打印学生通知书、员工胸卡等，如有这方面需求不防一试，它会让你的办公业绩脱颖而出。