如何压缩excel文件?
时间:2023-07-19 00:14:10
如何压缩excel文件?随着Excel文件内容不断增加和进行编辑,文件会变得越来越大。一个工作簿除了文字,还会有各种图表和彩色图片,这些都会占用大量空间。文件过大不仅会影响邮件发送的速度,还会占用许多硬盘空间。好在你只需要进行几个简单操作,就可以缩减Excel文件的大小。
步骤
方法 1尝试几种简单的方法
查看未使用单元格的格式。一直将鼠标拖动到每个工作簿的最底部,选中所有空行,删除所有未使用的单元格。这样能很大程度地缩减文件大小。
将文件保存为后缀名为.xlsb的二进制格式。 这样可以把工作簿变成包含多个二进制文件的压缩文件夹。具体压缩多少取决于工作表的内容。但是,要打开、关闭、保存这样的文件,所费的时间往往比常用文件格式(.xls)要长一些。
当你将文件另存为.xlsb格式后,选中并删除数据范围外的所有单元格,通常是数据的右侧和下方。
选中同样的单元格,删除单元格所有的格式,像是颜色、线条等等。删除工作簿里每个工作表的格式。
再次将工作簿保存为“.xlsx” 格式。然后查看一下这些操作缩减了多少文件体积。
方法 2包含图标和格式的工作簿
方法 3仅包含文本的工作簿
方法 4使用“WinZip”程序
你也可以前往工作簿子文件夹,找到体积最大的工作簿。重新打开原始的excel文件,创建几个新的电子表格。返回到体积较大的工作簿中,选中包含数据的单元格,将它们复制粘贴到新工作表中。然后,删除体积过大的电子表格,保存文件。
方法 5找到并处理错误源
方法 6另存为
这个方法适用于带有图片的电子表格。
小提示
如果你想在Mac电脑上压缩Excel文件,可以使用第三方软件,如“FILEminimizer Office” 或“Express Zip Mac” 压缩软件。
如果你将Mac电脑上的Excel文件以邮件形式发送到Windows电脑,确保将文件保存为“.xlsx”格式。这样Windows电脑在打开文件时不会遇到任何问题,打开的文件也不会出现任何诡异的格式。
警告
在尝试压缩文件前,请先将原文件备份好。在压缩文件的过程中,你可能会丢失一些原工作簿的格式、图标或其它重要内容。
如果你的Excel文件带有宏,将它保存为HTML 格式或XML 格式会移除相关编码和信息。这时,你需要手动浏览每个工作表,然后删除未使用单元格的格式。
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