如何在WPS邮件合并时完整地引用特殊格式的数据

WPS  Office  2007在最新的个人版中打开了邮件合并功能。该功能可以很容易地引用WPS表单中的数据或WPS文本中的EXCEL文档。但是，对于某些特殊格式的数据，在进行邮件合并时，只能引用原始数据，而不能“引用”成WPS格式的文本。有什么方法可以将数据以特殊格式“原样”引用到WPS文本中？这里我提供两个选项：复制粘贴方法和文本函数方法。第一种方法简单易懂，但缺点是操作繁琐；第二种方法是使用WPS表中的TEXT函数，例如，将阿拉伯数字转换成WPS表中的文本，这样当WPS文本被邮件合并函数引用时，阿拉伯数字将不再出现，而是所谓的人民币大写。具体操作流程如下。感兴趣的朋友可以学习并希望帮助每个人。

例如，图1中B列的数据在WPS表中以大写人民币格式显示。

图1 WPS表

但是，当通过邮件合并功能将其引用到WPS文本中时，它将变成与列A相同的阿拉伯数字(图2)。

图2 wps邮件合并的效果

有没有办法把乙栏的特殊格式“原封不动”地引用到WPS文本中？这里我提供了两个选择：

第一种方法：复制粘贴法

在WPS表格中选择列B，按快捷键“CTRL  C”将其复制到剪贴板，然后打开WPS表格，创建一个新的空白文档，按“CTRL  V”将刚刚复制的内容粘贴到文档中，您会发现用这种方法复制的数据格式与WPS表格中的数据格式具有相同的效果(即大写人民币格式)。然后选择WPS文本中的所有表格，复制它们，然后转到WPS表格，将光标放在B1单元格中，并按“CTRL+V”。这时，虽然乙栏的内容似乎没有改变，但其实质却大不相同。虽然之前的内容显示为汉字，但其本质仍然是数字。然而，经过这两次复制和粘贴后，列B的单元格中的内容变成了文本格式的汉字。保存并退出WPS表单。当您使用邮件合并功能来引用WPS文本中的列B数据时，您会发现它们都是以人民币大写的汉字，不会再出现阿拉伯数字。

这种方法简单易懂，但其缺点是操作繁琐，恐怕对师傅来说并不可耻。此外，如果列A中单元格的值发生变化，列B中相应的单元格也不会发生变化，因此我们需要再次重复该操作。那么，让我们再来看看第二种方法：

第二种方法：文本函数法

所谓的text函数方法就是利用WPS表中的TEXT函数将阿拉伯数字转换成WPS表中的文本。因此，当邮件合并功能用于WPS文本中的引用时，阿拉伯数字将不再自然出现。

用WPS格式打开源文档，将光标放在B2单元格中，输入公式“=TEXT(A2，'[DBnum  2][$ RMB]G/general  format’)”(所有内容均为半角字符，不含外部双引号)，然后按回车键。此时，B2单元格已经显示为大写人民币格式。再次选择B2单元格，用鼠标向下拖动填充手柄，对应于列A的所有单元格将显示为大写人民币格式。

这种方法从根本上解决了这个问题，如果A列单元格中的值发生变化，B列相应单元格的内容也会立即发生变化。唯一的不便是函数的内容很难记住。事实上，为了安全起见，我们不必死记硬背。这里有一个小窍门(我不告诉他一般人)。

在WPS表中，用鼠标右键单击任意单元格，在右键菜单中弹出“设置单元格格式”对话框，在“分类”中选择“特殊人民币大写”(图3)。

图3 WPS设置了单元格格式

此时，不要匆忙点击“确定”，而是切换到“自定义”。您会发现格式代码将出现在“类型”下的文本框中(图4)。如果您无话可说，请选择这些代码，按“CTRL-C”复制它们以备后用，然后单击“取消”退出单元格格式设置对话框。

图4 WPS自定义单元格类型

选择B2单元格，在输入框中输入“文本(A2)，”)，然后将刚才复制的代码粘贴到逗号后半角的双引号中，得到“=文本(A2)，[DBNum2][$RMB]G/通用格式；[红色][DBNum2][$RMB]G/通用格式’)”，完成！通过测试，分号后的内容可以正常删除和显示，即前面的公式“=TEXT(A2，'[DBnum  2][$ RMB]G/general  format’)”。