如何在Word 2013中执行邮件合并？

如何在Word 2013中执行邮件合并？Word 2013具有一个称为邮件合并的有用功能。一个邮件合并相结合的数据列表，通常的名称和地址（即邮寄信息），以套用信函，标签或信封模板，为每个人信的定制副本。

大公司使用邮件合并来发送自定义广告，但这不仅仅适用于企业。家庭用户可以利用邮件合并功能获取圣诞贺卡邮件标签，聚会邀请函，俱乐部新闻通讯等。

执行邮件合并是一个三步过程：

• 创建（或识别）数据源。

• 创建主文档，然后在其中插入合并代码。

• 在数据源和主文档之间执行合并操作。

数据源必须是定界文件。换句话说，必须采用某种一致的方式来区分数据的一列或一行与下一行。以下是一些可能的数据源类型：

• Excel或Word表：如果数据源是Excel电子表格，则每种类型的信息都在单独的列中。如果数据源是Word表，也是如此。

• 纯文本：如果数据源是纯文本文件，则每一列都由特定字符（例如制表符或逗号）定界（分隔）。当定界文本文件使用逗号时，它是一个逗号分隔值（CSV）文件。

• Outlook：如果数据源是Outlook联系人列表，则每种类型的信息都位于单独的字段中。

• 单词列表：如果您还没有数据源，请选择“邮件”→“选择收件人”→“键入新列表”以使用Word中的“键入新列表”功能创建一个。

数据文件中除数据外（不应包含任何行名，并且可以包含一行字段标签，包括名称，地址，城市，州和邮政编码）。不要在页面顶部使用任何空白行或标题，因为这会混淆邮件合并实用程序。在将文件用作邮件合并源之前，请检查数据文件以删除多余的行。

准备数据文件后，您将设置主文档。您可以从头开始创建主文档，也可以从现有文档开始并将其转换为邮件合并主文档。主文档由常规文本以及显示合并字段应插入位置的代码组成。

然后，作为合并过程的最后一步，将两个部分放在一起。您可以将结果直接发送到打印机，也可以创建一个包含合并的新文档，然后可以根据需要进行编辑然后再打印。