秘书文员必备技能:Word文档打印不求人

打印文档可以算是工作过程中最常用到的技能了。一般来说，打印Word文档时只要点击Word中的“打印”按钮，打印机就会按照Word中的默认设置，将文档从第一页打印到最后一页。        每年2月和3月都是求职招聘最繁忙的季节，作为一个初入职场的新人，在实际工作中难免会遇到很多问题。除了人际关系、沟通方式、工作态度等方面，职场新人还会因为软件运用不熟练，使得工作效率总是无法提升。　　
　　毋庸置疑，工作技能的熟练程度，是一切成功的开始。当你每天收发邮件、撰写各种文档、编制各类表格的时候，有没有想过，为什么有些同事就能处理得精巧细致、游刃有余？尤其是秘书、文员等职位，更需要熟练掌握Office等办公软件的应用技巧，比如打印文档。

　　

　打印文档可以算是工作过程中最常用到的技能了。一般来说，打印Word文档时只要点击Word中的“打印”按钮，打印机就会按照Word中的默认设置，将文档从第一页打印到最后一页。但有时，老板可能会需要一些不一样的打法，比如将一个文档从后往前逆序打印出来，或者一个文档中，有的页码需要横向打印，有的需要纵向打印等等。遇到这样的问题，新来的秘书文员们该如何是好呢？　　
　　1.逆序打印不用手动翻页
　　如果有一篇页数较多的文档，打印出来后需要按照从后往前排列好，你会怎么做？将它们按正常顺序打印出来后，再手工将所有的页逆序整理一遍吗？如果是20页的文档也许可以，如果是200页……其实Word 2010中，设置打印选项就可以实现逆序打印。在打印预览界面，点击“打印机属性”。
　　

　　
打开打印机属性　　
　　在弹出的对话框中切换到“高级”选项卡，将最后一项页序设置为“从后到前”，然后点击“确定”按钮保存设置即可。
　　 2.同一文档打印时页面方向不同
　　如果要让同一篇文档打印出来既有横向纸张，又有竖向纸张，可以将光标放在要改变方向的页面最开始处，然后进入打印预览，点击“页面设置”。　　
　　 　　 　　

　　

　　

　　打开Word页面设置　　

　　在“页边距”选项卡中，将纸张方向设置为“横向”，并且将底部的“应用于”设置为“插入点之后”。

　　

　　

　　纸张方向改为横向　

　　点击确定保存设置后，从刚才放光标的那页开始，后面的页面就都变成了横向纸张。如果只需要将中间的一页或几页横过来，那么就再将光标放到要改回竖向的页面最开始，用同样的方法将后面几页再竖过来。

　　

　　

　　个别页面横向打印

　　

　　改变页面打印顺序
3.取消不需要打印出来的附加信息
　　在打印一篇文当时，可能会莫名其妙的打印出一些附加信息，如批注、隐藏文字、域代码等，通常情况下这些信息都是不应该出现的。要避免打印出不必要的附加信息，可以打开Word的“选项”菜单。
　　

　　

　　打开Word选项　　

　　切换到“显示”设置，在最下方的“打印选项”中取消勾选不需要内容。　　

　　

　　取消不需要打印出来的附加信息　　

　　4.在打印预览界面下编辑文档

　　在打印预览界面中通过放大和缩小，可以预览文档最终的打印效果，其实只要点击打印预览工具条中的“放大镜”按钮，就可以在打印预览界面中直接编辑文档了，而不用关闭打印预览