word邮件合并实例教程 word引用excel数据

在Word中可以利用“邮件合并”功能，来实现和Excel中进行数据的共享交换。

　　首先我们在Word中制作如下表格，保存文件名为：学生成绩通知单表格。

　　Word表格的第一行中的内容是固定不变的，而每位学生的相关信息都是不同的，需要从Excel表格中调用。

　　另外，在Excel中新建一工作表，命名为：部分学生成绩excel表格。下表是录入的相关数据。

　　接着打开Word中编辑制作好的“学生成绩通知单表格”，接着依次执行“工具”→“信函与邮件”→“邮件合并”命令打开“邮件合并”向导，然后依次执行以下设置：

　　1．在“选择文档类型”列表中点击选择第一项“信函”单选按钮。

　　2.单击“下一步：正在启动文档”按钮，在 “选择开始文档”列表中点击选择“使用当前文档”。

　　3.然后单击“下一步：选取收件人”按钮，在“选择收件人”中点击选择“使用现有列表”单选按钮，接着在“使用现有列表”区域中单击“浏览”按钮，打开“选取数据源”对话框，找到并选择事先编辑好的上面所示的“部分学生成绩excel表格．xls”文件，然后点击“打开”按钮，弹出“选择表格”对话框，勾选“数据首行包含列标题”复选框（在下面的插入合并域对话框中将显示这些标题），并选择列表中的第一项即Excel表格中的第一个工作簿，完成表格的选择。选择好表格后点击“确定”按钮，弹出“邮件合并收件人”对话框，点击“全选”按钮，选中表格中的所有记录，然后点击“确定”按钮，完成合并收件人的设置。

　　4.接着将光标定位到Word表中第二行“姓名”下面的单元格中，然后单击“下一步：撰写信函”按钮，在“撰写信函”列表中点击“其他项目”按钮，打开“插入合并域”对话框。点击选择“数据库域”单项按钮，然后在下面的“域”列表中选中“姓名”，接着双击或者“插入”按钮将Excel表格中姓名字段插入Word表格中，这时表中第二行第一个单元格中将显示“姓名”字样，这时我们可以像编辑普通文字一样进行字体、颜色等设置。最后，用同样的方法完成其它单元格建立关联。

　　5.点击“下一步：预览信函”按钮，表1第二行中的相关内容将变成Excel表格中的数值，预览结果如下图所示。

　　如果想预览其它学生的成绩单，可以在“预览”信函区域中点击“<

　　6.预览无误后，点击“下一步：完成合并”按钮，完成邮件的合并操作。

　　如果需要打印，点击“合并”列表中的“打印”按钮，弹出“合并到打印机”对话框，选择“全部”、“当前记录”或“从某个记录到某个记录”中的一个选项，然后点击“确定”按钮进行打印。

　　如果需要保存，点击“合并”列表中的“编辑个人信函”按钮，弹出“合并到新文档”对话框，点击选择“全部”、“当前记录”或“从某个记录到某个记录”中的一个选项，然后点击“确定”按钮，则自动新建并打开一个名为“字母1”的文件，在这个文件中每一个学生的成绩单都被单独保存在一个页面上，这时另存为就好了。